수기 작성·보관 없애 4단계 업무를 2단계로 간소화…

▲ 전자서명 도입을 통한 서명업무 전자화 추진계획

서울특별시교육청 산하 동부교육지원청은 생성형 인공지능(AI)을 활용해 전자서명 프로그램을 자체 개발하고 기관 내 시범운영을 성공적으로 마쳤다.

시범운영 결과 이용자 만족도 96%를 기록했으며, 수기서명 중심의 업무처리를 전자화함으로써 업무처리 절차를 기존 대비 50% 간소화하는 성과를 거두었다.

[수기서명의 불편, AI로 개선하다.]

기존에는 서명 문서 한 장을 처리하는 데 수기 작성, 스캔, 전자결재, 원본 보관의 4단계 절차를 거쳐야 했다.

이 과정은 반복적인 행정업무를 유발할 뿐 아니라 종이 원본을 별도로 보관해야 해 분실·훼손 위험과 관리부담이 지속적으로 제기되어 왔다.

동부교육지원청은 이러한 문제를 해결하기 위해 지난 4월 생성형 AI를 활용하여 전자서명 프로그램을 자체 개발했다.

특히 업무 담당자가 생성형 AI를 활용해 프로그램 설계부터 코드 작성까지 직접 수행함으로써 디지털 기술을 실제 행정업무 개선에 적용한 사례라는 점에서 의미가 있다.

또한 외부 솔루션 도입 없이 기관 업무 환경에 적합한 프로그램을 구축하여 별도 도입비용을 절감하고 업무 효율성을 높였다.

[2주간 시범운영, 96명 참여... 이용자 만족도 96%]

동부교육지원청은 지난 5월 기록물평가심의회(4명), 부서 워크숍(20명), 기록물관리·정보공개 담당자 교육(72명) 등 총 3건의 업무에 전자서명 프로그램을 시범 적용했으며 총 96명이 전자서명을 이용했다.

만족도 조사(응답자65명) 결과 QR·URL 접속 이해 용이성 98%, 서명 절차 간편성 98%, 프로그램 운영 안정성 98% 등 전 항목 평균 96%가 '만족 이상'으로 응답했다.

또한 참석자들은 서명 대기시간 감소, 분산서명에 따른 혼잡 완화 등 전자서명 방식의 편의성을 긍정적으로 평가했다.

업무 효율성 측면에서도 기존의‘수기작성→스캔→전자결재→원본보관’4단계 업무 절차가‘전자서명→전자결재’의 2단계로 간소화되어 처리 단계가 50% 축소되는 효과를 확인했다.

아울러 종이 원본 보관이 불필요해짐에 따라 기록물 분실·훼손 가능성을 줄이고 기록관리 효율성을 높일 수 있게 됐다.

[확대 운영으로 디지털 기록관리 체계 전환]

동부교육지원청은 6~7월 중 시범운영 과정에서 도출된 개선사항을 반영해 기능을 고도화하고, 8월부터 전자서명 프로그램을 확대 운영할 계획이다.

참석부와 심의의결서를 비롯해 각종 대장·일지류까지 적용 범위를 단계적으로 확대하여 종이문서 중심의 서명업무를 전자적 생산․관리 체계로 전환해 나갈 예정이다.

또한 확대운영 결과를 토대로 관내 학교에서도 활용할 수 있도록 전자서명 프로그램 활용 가이드와 관련 자료를 제공하여 현장 적용을 지원할 계획이다.

이번 사업은 생성형 AI를 활용해 기관 업무에 적합한 전자서명 프로그램을 자체 개발하고 실제 업무에 적용했다는 점에서 의미가 있다.

더 나아가 전자서명 데이터를 체계적으로 축적․관리함으로써 교육 운영, 위원회 운영, 시설관리 등 다양한 행정업무 분야의 통계자료와 정책수립을 위한 기초자료로 활용할 수 있는 데이터 기반 행정의 토대를 마련할 것으로 기대된다.

김선자 동부교육지원청 교육장은 "이번 시범운영 결과는 현장의 작은 불편을 디지털 기술로 해결하고 행정업무의 효율성을 높일 수 있음을 확인한 사례”라며, "앞으로도 학교와 기관이 참고·활용할 수 있는 업무 혁신 사례를 지속적으로 발굴·공유하여 교육행정의 디지털 전환을 지원해 나가겠다.”라고 말했다.

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